How to Keep Your Slack Workspace Ready for Connection

在这个时代 远程工作, the ability to stay connected 和 foster community is essential. Slack在这方面是一个不可思议的工具, offering an efficient platform for communication in a bespoke environment.

在Toptal, we use the platform not only to link our distributed core team of more than 1,500专业人士, 还要建立一个坚强, connected network of freelance talent across the globe. We use separate Slack workspaces for these two communities, allowing us to define specific settings unique to how we communicate within them.

以我作为社区主任的身份, I lead a team dedicated to owning the online experience of our talent. We know that a Slack workspace is constantly growing 和 changing shape, 因此，成功地管理它需要奉献精神, 警惕, 还有一点创造力. 在这篇文章中, 我将分享我们如何不断审核和提升我们的Slack社区工作空间，以便其他企业和团队可以复制我们的成功，并加强他们在线社区的力量.

Four Steps to Helping Your Slack 社区 Thrive

当一个在线社区蓬勃发展时, it helps to build a sense of 集团 identity among members, 以及加强他们与组织的个人和专业联系. It can also drive 和 impact company 和 community team objectives 和 key results. 来实现这一切, 你的平台必须易于使用，并应反映你的品牌身份和专业精神.

If Slack forms the basis for communication for your community, you may have already found that without regular monitoring 和 cleaning, 这个平台可能会变得混乱或难以控制. 实施以下建议和指导将帮助你保持工作场所整洁，并保持积极的联系:

1. 审计和清理公共渠道

为维持秩序及提供顺畅的用户体验，须持续进行审核. 建立用于每次审计的规则. 例如:存档至少三个月前建立但发布的消息少于五条的所有公共频道. 您还需要决定是否有通道应该保持活跃，而不管它们的活动或不活动的水平.

For each audit, first export public channel metrics from your platform. 在Slack中，以管理员身份登录，下载你喜欢的时间框架的指标. Sort by key data columns such as “last active” or “messages posted.” Use this data to conduct the audit according to the rules you set. 使用Slack api可以自动归档在一段时间内处于非活动状态的通道. However, we have found automatic settings aren’t always useful. 组织可能需要维护一些必要的渠道，而这些渠道并没有获得频繁的参与.

Aim to perform an audit at least twice per year (ideally, every six months). 这可能是一个耗时的练习, 但如果过了太长时间没有审计, 你的Slack工作空间会变得杂乱.

2. Create Naming Conventions 和 Workspace St和ards

If you are in the process of creating a workspace, it is crucial to establish 命名约定 和 other st和ards. If your workspace is up 和 running but you don’t yet have protocols in place, 做出决定并相应地更新渠道. 这些变化可能会引起一些混乱，但是, 如果实现正确, will result in a much smoother user experience in the longer term. 我推荐以下五种方法:

• Use a prefix or word to describe the department, 集团, 或者通道类型, 并使用连字符作为单词之间的分隔符. 例如, 支持名为#payment_help的通道, # profile-support-team, 和 #helpdesk become easier to search 和 find when named #support-payments, # support-profiles, 和#支持.
• 考虑使用下划线或连字符开始键通道，以确保它们在按字母顺序排序时显示在通道列表的顶部(通常是默认设置)。. 在Toptal, this approach reduced the volume of messages in the main #_support channel, 因为会员可以找到更多相关的渠道，更快地得到相应的支持.
• 更新您的工作区设置，以确保只有了解约定的经过培训的管理员才能打开公共通道. This will limit the amount of channels to be audited.
• Assign clear channel owners or moderators to all main channels. 这些人可能是拥有特定程序的核心团队成员，也可能是非常活跃的想要贡献的用户. 分配所有者或版主将有助于保持渠道活跃，并确保在最需要的地方及时响应. 将这些名称添加到通道描述中，以明确成员可以接近或标记谁来寻求帮助.
• 在尽可能多的频道中添加有用的书签和图钉，以提供有关如何互动和参与的具体说明.

3. Empower Members 和 Channel Moderators With Clear Guidelines

的重要组成部分 社区建设 is setting clear boundaries 和 expectations for members. A code of conduct for users can help accomplish this. 在Toptal, 我们的人才网络由来自世界各地不同文化和背景的人才组成. 我们的行为准则让用户有信心成为社区的活跃成员，并帮助每个人茁壮成长.

我还建议创建另外两个文档. 第一个, 内部日志, 跟踪围绕设置做出的决定, 命名约定, 权限, 还有更多(这还应该包括处理困难情况或成员的计划，这样你的团队才能快速行动并保持积极的环境). 第二个, 主持人指南, distributed to anyone who monitors or owns channels, to capture best practices around things like welcoming newcomers 和, 重要的是, how to increase activity 和 engagement in their channels. We provide our moderators with weekly data on their Slack channels, 太, 所以他们可以跟踪表现.

4. Apply Channel Engagement 和 Newcomer Outreach Best Practices

There’s so much potential for engaging users, existing 和 new. 以下是我们采用的核心最佳实践:

• Facilitate a discussion in channels where little activity occurs, 当会员发帖时, 确保团队成员总是做出回应. When members feel seen, they will be more likely to post more frequently.
• 想办法让所有成员都参与进来. 这会让新人感到被支持，让老成员感到有意义和有帮助，并鼓励他们保持参与. Ask yourself: Do people feel like it matters if they respond to posts?
• Use “mentions” in Slack to welcome every new member to your channel by name. 我建议起草一份简短的欢迎信息，包括如何为该频道做出贡献的说明. Use that message for each new member as they’re added, ensuring that you tag them. If you have limited team capacity for personalized posts, use 松弛的工作流 自动向加入频道或展示选定行为的所有成员发送消息.
• Post regularly—at least once a week—to make others feel more comfortable posting. 以身作则，尽可能积极主动，让用户知道问问题是可以的, 评论, 分享想法.
• 格式要清晰，特别是当信息超过几行时. 把重要的词或标注加粗, 使用斜体, 和 apply inline code or block code to make sections st和 out. 当信息更容易被消化，用户可以快速找出关键点时，他们会更投入. 如果你真的想成为一个专业人士，使用 块设备 对于带有按钮的帖子.
• Avoid using attachments when text will suffice. If attachments are necessary, try to limit their number. Slack更像是 沟通工具 而不是文件共享工具，减少附件可以保持频道提要和对话的干净.

Track Workspace Performance 和 社区 Health

在Toptal, we perform an audit of our Slack community every six months, 移除休眠频道, 实现新的命名约定, 和 创建最佳实践 欢迎和吸引人才. These efforts have tangible results: After our first audit, we saw a 19% increase in active Slack users in a single quarter, i.e.，在30天内在工作空间发布超过6条消息或回应的用户. When users were able to use the platform better, we saw more engagement.

Slack提供了很多机会来跟踪和监控你的工作空间的性能 分析工具. Review these metrics regularly to help you track improvements in engagement.

在指标之外, 考虑以下主题和问题，以帮助您确定您的社区是否健康:

共同的价值观

核心价值观是否清楚地传达给社区?这些价值观是否为所有社区成员所共享? Are these values reinforced in your communication?

成员身份和内部了解

成员是否感到被关注和理解? 成员在社区中是否感到舒适，是否知道你希望他们采取的行动?

相互贡献与协作

企业对社区有贡献吗, 和 are members contributing to the business 和 to each other?

宝贵的经验

Does your platform offer true engaging discussion, 促进情感联系, 和 serve real needs rather than encouraging engagement for engagement’s sake?

持续改进使连接成为可能

In order to create a successful Slack community, 管理员和版主必须使它成为一个空间，让成员感到自信和鼓舞分享. 通过定期审核和清洁, 创建标准, 提供明确的版主指导方针, 并应用最佳实践, you can keep the environment optimized for connection. 实施这些Slack社区管理指南和技巧，将你的工作空间从一个 软件工具 成为一个繁荣的社区.